Gestione degli accrediti, ospiti VIP e controllo accessi per il 75° Hahnenkammrennen di Kitzbühel
A Kitzbühel c'è una tradizione sciistica di oltre 100 anni - e lo stesso vale per il Kitzbühel Ski Club – K.S.C. Leggende come Toni Sailer, Anderl Molterer, Christian Pravda, Ernst Hinterseer e Hias Leitner o Hansi Hinterseer hanno contribuito alla reputazione di Kitzbühel.
Più di 6.500 membri provenienti da oltre 25 nazioni hanno reso il K.S.C. uno dei club sciistici più rinomati e prestigiosi al mondo.
Settore
Eventi sportivi /
Sci
Tipo di progetto
Gestione dell'accreditamento
Ospiti VIP
Controllo accessi
Periodo
Dal 2015
Requisiti
Accreditamento alle zone
La sfida che K.S.C. affronta ogni anno è quella di creare un sistema che consenta un'efficiente autorizzazione all'accesso e l'emissione di biglietti per un gran numero di gruppi diversi di partecipanti o ospiti coinvolti che hanno ricevuto un invito speciale durante l'evento in un breve periodo di tempo.
Questi gruppi sono suddivisi in atleti e membri delle squadre, VIP, funzionari, personale di sicurezza, rappresentanti dei media e, naturalmente, il comitato organizzatore.
Un'altra misura di sicurezza molto importante è garantire che l'accesso ad aree critiche come le piste da gara sia concesso solo a persone autorizzate e pienamente qualificate.
Gestione degli ospiti VIP
La gestione dei VIP non consisteva solo nella registrazione delle persone per un singolo evento, ma richiedeva anche la conoscenza della partecipazione agli eventi collaterali e di eventuali accompagnatori.
Infine, i biglietti VIP venduti direttamente dallo ski club dovevano essere controllati elettronicamente in modo discreto ma affidabile e senza interruzioni. L'obiettivo era limitare gli accessi non autorizzati e consentire un monitoraggio costante di determinate aree.
Modalità offline
Un'altra esigenza è emersa dalla topografia locale: non tutte le aree avevano copertura dati cellulare o WiFi, il che significava che i biglietti o i permessi dovevano essere controllati anche se il dispositivo era completamente in modalità "offline" e non aveva accesso a un database centrale.
Infine, alcuni badge di accreditamento - a seconda del gruppo di persone - richiedevano una foto tessera o l'abilitazione all'accesso agli impianti di risalita per raggiungere l'area di partenza.
Soluzione
Software
Sulla piattaforma cloud-based di mtms Solutions, è stato possibile migrare i dati che in precedenza erano distribuiti su diversi sistemi in un unico database, rimuovere i duplicati e garantire comunque che i diversi utenti del sistema all'interno dell'organizzazione potessero accedere solo ai dati personali rilevanti per loro.
Per consentire l'emissione di pass di accreditamento in combinazione con lo ski pass, mtms e i suoi partner di sistema hanno sviluppato una soluzione che consente di codificare ulteriormente e stampare otticamente il chip RFID utilizzato dagli impianti di risalita. I dati rilevanti per il controllo degli accessi vengono quindi applicati a uno strato di chip separato.
Il badge di accreditamento è stato dotato di foto tessera e dati personali e di accesso.
Le autorizzazioni di accesso sono state emesse su badge in plastica in formato XL con codice QR.
Hardware
Lettori portatili, disponibili sia online che offline, sono stati utilizzati per controllare le autorizzazioni di accesso.
Progettati per l'uso all'aperto, hanno resistito anche alle condizioni meteorologiche più severe, potendo essere utilizzati con i guanti.
mtms Solutions ha così garantito un controllo dei passaggi rapido e fluido a tutti i checkpoint di ingresso.
Dati chiave
✓ 15.500 contatti registrati
✓ 5.000 accreditamenti incl. VIP
✓ 24 dispositivi di controllo degli accessi
✓ 4 utenti del sistema
✓ 3 mesi di utilizzo del sistema
«Per noi era molto importante che gli accrediti potessero essere combinati con lo skipass su un unico supporto dati: un vero USP e una riduzione del carico di lavoro per lo staff dell'Hahnenkammrennen.»
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