Gestion des accréditations, invités VIP et contrôle d'accès pour la 75e course du Hahnenkamm à Kitzbühel
Il y a plus de 100 ans de tradition de ski à Kitzbühel - et il en va de même pour le Kitzbühel Ski Club – K.S.C. Des légendes telles que Toni Sailer, Anderl Molterer, Christian Pravda, Ernst Hinterseer et Hias Leitner ou Hansi Hinterseer ont contribué à la réputation de Kitzbühel.
Plus de 6 500 membres de plus de 25 nations ont fait du K.S.C. l'un des clubs de ski les plus renommés et les plus prestigieux au monde.
Secteur
Événements sportifs /
Ski
Type de projet
Gestion des accréditations
Invités VIP
Contrôle d'accès
Période
Depuis 2015
Exigences
Accréditation par zones
Le défi auquel le K.S.C. est confronté chaque année est de mettre en place un système qui permette une autorisation d'accès et une émission de billets efficaces pour un grand nombre de groupes différents de participants ou d'invités impliqués qui ont reçu une invitation spéciale pendant l'événement dans un court laps de temps.
Ces groupes se divisent en athlètes et membres d'équipe, VIP, officiels, personnel de sécurité, représentants des médias et bien sûr le comité d'organisation.
Une autre mesure de sécurité très importante consiste à garantir que l'accès aux zones critiques telles que les pistes de course n'est accordé qu'aux personnes autorisées et pleinement qualifiées.
Gestion des invités VIP
La gestion des VIP ne consistait pas seulement à enregistrer des personnes pour un seul événement, mais nécessitait également de connaître leur participation aux événements annexes et les éventuels accompagnateurs.
Enfin, les billets VIP vendus directement par le club de ski devaient être contrôlés électroniquement de manière discrète mais fiable et fluide. L'objectif était de limiter les accès non autorisés et de permettre une surveillance constante de certaines zones.
Mode hors ligne
Une autre exigence est apparue en raison de la topographie locale : toutes les zones ne disposaient pas d'une couverture de téléphonie mobile ou de données WiFi, ce qui signifiait que les billets ou les permis devaient être vérifiés même si l'appareil était entièrement en mode "hors ligne" et n'avait pas accès à une base de données centrale.
Enfin, certains badges d'accréditation - selon le groupe de personnes - nécessitaient une photo de badge ou l'activation de l'accès aux remontées mécaniques pour atteindre la zone de départ.
Solution
Logiciel
Sur la plateforme cloud de mtms Solutions, il était possible de migrer les données qui étaient auparavant réparties sur plusieurs systèmes vers une base de données unique, de supprimer les doublons et de garantir que les différents utilisateurs du système au sein de l'organisation ne pouvaient accéder qu'aux données personnelles qui les concernaient.
Pour permettre la délivrance de passes d'accréditation en combinaison avec le forfait de ski, mtms et ses partenaires système ont développé une solution qui permet de coder et d'imprimer optiquement la puce RFID utilisée par les remontées mécaniques. Les données pertinentes pour le contrôle d'accès sont ensuite appliquées sur une couche de puce séparée.
Le badge d'accréditation était muni d'une photo d'identité et de données personnelles et d'accès.
Les autorisations d'accès ont été émises sur des badges en plastique au format XL avec un code QR.
Matériel
Des lecteurs portatifs, disponibles en ligne et hors ligne, ont été utilisés pour vérifier les autorisations d'accès.
Conçus pour une utilisation en extérieur, ils résistaient même aux conditions météorologiques les plus rudes, et pouvaient être utilisés avec des gants.
mtms Solutions a ainsi assuré un contrôle de passage rapide et fluide à tous les points de contrôle d'entrée.
Chiffres clés
✓ 15 500 enregistrements de contacts
✓ 5 000 accréditations incl. VIP´s
✓ 24 dispositifs de contrôle d'accès
✓ 4 utilisateurs du système
✓ 3 mois d'utilisation du système
« Il était très important pour nous que les accréditations puissent être combinées avec le forfait de remontées mécaniques sur un seul support de données - un véritable USP et une réduction de la charge de travail pour le personnel du Hahnenkammrennen. »
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